リモートワークの普及により、バーチャルオフィスという言葉を耳にすることが増えました。
しかしバーチャルオフィスといっても人それぞれイメージが異なりますし、使用するツールによって使用できる機能が異なります。
それほど選択肢が増えた証拠でしょう。
今回はバーチャルオフィスの機能やメリット・デメリットを徹底解説！
バーチャルオフィスツールを上手に使いこなし、リモートワークを快適にしましょう。
アバターを動かすバーチャルオフィス!?最新型リモートワークツールとは
バーチャルオフィスというと、レンタルオフィスを想像する人もいるのではないでしょうか。
しかし、最近ではPC内でアバターを動かしながらオフィスを再現する「バーチャルオフィス」が話題になっています！
今回はゲーム感覚でコミュニケーションがとれる、バーチャルオフィスの実態について確認してみましょう。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、PC内に再現された仮想オフィスを指します。バーチャル空間でオフィスメンバーと仕事する際は専用ツールが必要です。
PC内で使用できる機能はツールによって異なりますが、仮想とはいえオフィスワークを体感できることが話題になっています。
PC上のアバターを使用したり音声・動画機能を使用したりして、バーチャルオフィス上でリアルタイムかつ気軽に、同僚と会話できるのが大きな特徴です。
ビデオカメラを使用すれば業務可視化にも役立つなど、リモートワークさまざまな課題をクリアできることでも知られています。
アバターを移動させたり、ステータス変更したりすれば、リモート環境にいながらオフィス出社が体感できるので、仕事とプライベート、オンオフの切り替えにも役立つでしょう。
バーチャルオフィスツールの特徴
バーチャルオフィスツールには、Webブラウザで機能するものと、インストールして使うものの2種類に大別されます。
またツールによって使用できる機能が異なるのも特徴です。
ボイスチャットや動画・音声ツールが使用できる簡易的なものもあれば、仮想オフィスを実際にオフィスのようにデザインしてアバターを在籍させるなど、ゲームに近い感覚で使用できるツールもあります。
基本的にバーチャルオフィスツールには以下の機能がそなわっています。
- 通話機能（ボイスチャット/音声通話/ビデオ通話のいずれか）
- ステータス確認機能（オンライン/オフライン/一時退席などのプレゼンス確認ができる機能）
- 部屋機能（チャットルーム/アバター付き2次元・3次元仮想オフィスなど）
機能が高いツールでは、アバターを使用して相手に手を振るなど、視覚的なコミュニケーションも可能です。
一つの場所に皆が集まっている、という感覚がありながら仕事はリモート。いいとこ取りですね！
バーチャルオフィスの人気ツール
バーチャルオフィスの人気ツールをいくつかご紹介します！
バーチャルオフィスツールはアプリやブラウザ版などの動作環境や機能も様々です。
以下の項目を参考に、どんなバーチャルオフィススーツがあるのか確認してみましょう。
Remotty（リモティ）
リモティ―はシンプルな作りが特徴のバーチャルオフィスツールです。
WEBカメラで撮影された写真が2分間隔でメンバーに共有され、人によっては抵抗があるかもしれません。
しかし、実際のオフィスでは人は常に動いており、席を外す人がいても気になりません。「そこにいて当たり前」ではなく、「そこにいなくても当たり前」です。
そのためRemottyは本当の意味で「オフィスで仕事している」感覚が得られるツールだと感じます。
メンバーのスケジュールが簡単にチェックでき、声かけのタイミングに悩むこともありません。
音声や画像データは必要なときだけ通信されるため、ネットワーク負荷が軽く済むのもこのツールのメリットです。
在籍確認や「ちょっと相談」に活用したい組織にピッタリのツールですね。
料金は1ユーザーごとに発生し、月額2,500円～（要確認）。無料トライアルの申し込みも可能です。
クラウドオフィスRISA（リサ）
PC上から3D空間のオフィスに出社できるバーチャルオフィスです。
アイコンや仮想部屋をカスタマイズでき、画面共有や声かけの気軽さで業務連携が取りやすいツールとして注目されています。
料金は月1万～3万円ほど（要確認）で、契約期間によって変動する仕組みです。初期費用がかからないのは嬉しいですね！
1契約で最大50名まで同じツールをシェアできます。
oVice（オヴィス）
オヴィスは、まるで隣に人がいるような感覚で同僚と気軽にチャットができる2次元バーチャルオフィスです。
実際にアバターを動かして2次元のオフィス内を歩き回れるのも、ゲーム感覚で楽しめるポイントです。
アバターの向き（矢印あり）を話し手に向けると、声がはっきり聞こえるというリアルさに驚きますね！
ホームページからデモ体験や無料トライアルの申し込みができ、求める機能と合致するか契約前に確認できます。
料金も月5,500円～55,000円と、接続数が少なければかなりお手頃価格でスタートでき、最大500人接続可能なプランも無料体験OK。
大規模イベントや会議などにも適しています。もちろん単発利用もできますよ！
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VoicePing
個人事業主で小規模のバーチャルオフィススペースを利用したいという人はVoicePingがおすすめです。
5名までなら、永久無料でツールが使えます！
自動議事録作成や自動音声翻訳機能もついているため、外国人との会議でも役立つツールですね。
6名以上の利用でもスモールプラン7,500円/月（15名まで）・プレミアムプラン20,000円/月（50名まで）と手頃な費用も魅力です。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスツールの使用には、さまざまなメリットがあります。
- 仕事状況を可視化ができる
- 生産性向上に役立つ
- メンバーのステータス確認がタイムリーにできる
- 離れていても密なコミュニケーションが可能
- 画面共有機能でリモートでも複数人での連携作業がしやすい
- 実際にオフィスに出社している気分になる
- 孤独感を解消できる
- リモート環境下での出欠確認がしやすい
バーチャルツールを使用すると、メンバーとコミュニケーションがとりやすくなり、生産性向上につながるといわれています。
ステータス管理が簡単にできるので、メンバーの勤怠管理や出欠確認といったマネジメントにも役立ちますね。
ツールによってはゲーム感覚で楽しめたり、大人数のイベントが開催できたりするので、企業によっていろいろな楽しみ方・活用方法が生み出せるのではないでしょうか。
バーチャルオフィスのデメリット
一方、バーチャルオフィスのデメリットには以下のことが挙げられます。
- 有償サービスのためコストがかかる
- 3D空間でのツール使用をゲーム感覚で楽しみすぎると、作業効率低下につながる
- 機能を自由自在に扱えるようになるまでに少し時間がかかる
- ビデオツールの影響で常に監視されている気分になる
- リモートで使用するツールが増えることで作業の手間が増える
初めてバーチャルオフィスを活用する際は、操作方法に慣れるのに時間がかかり、作業効率の低下につながる可能性もあります。
またツール機能を楽しみ過ぎて、メンバーと雑談ばかりしないように気をつけましょう！
費用はツールによって異なるので、用途と機能しっかり照らし合わせて、費用対効果が高いツールを選ぶことが大切です。
メリットを生かしてデメリットを排除するには、ある程度の運用ルールが必要不可欠です。
まとめ
PC上でバーチャルオフィスを使用すると、メンバーと一緒に働く感覚が強まるのではないでしょうか。
リモートワークは単独で孤独な作業環境ですが、ツールを上手に使用すれば孤独感とはサヨナラできそうですね！
バーチャルオフィスを使用するかどうかは、各企業や事業主の判断によるため、使いたくても使えない人がいるかもしれません。
ただ、DEMO体験ができたり、無料トライアル期間を設けていたりするので、まずは無料トライアルを試してみるのがおすすめです。
これはうちの会社にぴったりだ！と感じたら、上司に掛け合ってみてはいかがでしょうか。
