テレワークのビジネスマナーは、出社時のビジネスマナーとは少し勝手が違う部分があります。
オンラインでのやりとりが増えるテレワークでは、相手の表情や声のトーンが伝わりづらいのがデメリットです。
それに加えてビジネスマナーを疎かにしてしまうと、仕事相手に嫌われてしまうおそれも……。
そうならないためにも、基本的なビジネスマナーやテレワークでの鉄板マナーについて、しっかりおさらいしましょう！
テレワークの基本的なビジネスマナー
まず「挨拶」「言葉遣い」「身だしなみ」は基本的なマナーとして心得ておきましょう。
これらはテレワークに限らず、社会人として大切な鉄板ビジネスマナーです。
挨拶をする
テレワークで社内・社外の人とやりとりする際、第一声は必ず挨拶をしましょう。
それだけで気持ちよく仕事がスタートできます。
社内の人には出社時と同じで「おはようございます」や「お疲れ様です」などが適切です。
社外の人には「お世話になっております」などがいいでしょう。
挨拶はコミュニケーションの一環にもなりますし、好印象にも繋がります。
コミュニケーションが苦手……という方も、最低限の挨拶だけはしっかりするようにしましょう。
正しい敬語を使う
ビジネスにおいて間違えが多発するのが「敬語」です。おかしな敬語を使って恥ずかしい思いをした方もいるのではないでしょうか……。
また気付かないうちに、相手へ失礼な言葉をかけてしまっているかもしれません。
テレワークはメールやチャットでのやりとりがとても多くなり、文字として残ってしまいます。特に意識して、正しい敬語を使うようにしていきましょう！
間違えやすい敬語の例
- ×了解しました→◯承知しました
- ×なるほどですね→◯おっしゃるとおりです
これらの言葉は上司に使うのに不適切なものです。
「了解」と「なるほど」という言葉には敬意が込められていません。目上の人に使用するのは避けましょう。
身だしなみに気をつける
テレワークだと自宅で仕事をしている方も多く、身だしなみに関しては気が緩みやすくなります。
人と会うわけではないから髪もボサボサ、部屋着でもいいや！
と、なってしまうんですね。
ですが最低限！ オンライン会議のときはしっかり身だしなみを整えましょう。
特に髪型やメイクは、意外と相手に見られているかもしれません。
よく、下だけ部屋着のまま……という人もいますが、これは避けた方がいいですね。
万が一、オンライン会議の際にその姿が映ってしまったら、かなり印象が悪くなってしまいます。
オンライン会議も対面と変わらないように身だしなみを整えるのが好ましいでしょう。
【社内向け】ビジネスマナー
テレワークで社内の人と接する際には報告・連絡・相談を意識しましょう。
報・連・相は業務を円滑に進めていくのに欠かせないビジネスマナーです。
上司への質問は簡潔にする
上司へ質問する際は、ある程度内容をまとめてから尋ねるとスムーズです。
上司は決して暇ではありません。少し調べれば分かることはなるべく自分で対応して、分からないところだけ聞くようにしましょう。
YESかNOで答えられるように質問すると簡潔に済み、上司の時間を奪うこともありません。
こうした配慮が積み重なって、社内のチームワークが良くなっていきます。
緊急時の連絡は電話
テレワークだと社内メールやチャットのやりとりが多いので、ついつい大切な連絡もメールで送りがちです。
ですが、急ぎの連絡は必ず電話で確実に伝えましょう。
電話なら相手と直接話すことができますが、メールやチャットだといくらオンラインとはいえタイムラグが生じてしまいます。
またレスポンスがないと、相手に確実に伝わっているかも分かりません。
まず電話で連絡をして、その後にメールで文章として残せば、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。
とくに「金額」「数字」の電話連絡の後は時間をあけず、チャットやメールで数字を送っておきましょう。トラブル回避につながります。
【社外向け】ビジネスマナー
社外の取引先とはオンライン会議やメール・チャットのやりとりがメインになります。
会社の顔として参加するものなので、基本的なビジネスマナーに加えて事前準備や対応に気を配ることが大切です。
事前準備をしっかりする
オンライン会議がスムーズに進行するように、会議に際して事前の準備をしっかりしましょう。
準備不足で開始時間に遅れたり、途中で回線が途切れないように接続状況を確認したりします。
特に大事な会議の場合は雑音が入らないように注意してください。レンタル会議室などを利用するのもおすすめです。
また会議の前には必ず身だしなみのチェックもしましょう。
基本的なビジネスマナーができておらず、悪い印象を与えてしまうのは非常にもったいない！
準備が間に合わなくて相手を不快な気持ちにさせないことが大切です。
表情に気をつける
対面とは違い、オンライン会議だと感情や温度感が相手に伝わりづらいものです。
取引先に良い印象を与える難易度は、対面よりもグンと高くなります。
挨拶をしっかりして、常に笑顔で対応することを意識しましょう。
また言葉遣いなどの基本的なマナーを徹底することで好感を持たれやすくなります。
【フリーランス向け】ビジネスマナー
自分対クライアントとなることが多いフリーランス。
クライアントへのビジネスマナーが欠けていると、そのまま仕事を失ってしまいます。
フリーランスの方向けのビジネスマナーもしっかりと確認しましょう。
迅速なレスポンス
クライアントからの仕事の依頼や連絡に対して迅速なレスポンスをすることで業務が円滑になります。
例えば、仕事の依頼に対して数分で対応してくれる人と、数日かかってしまう人がいたとします。
クライアントが「次も仕事を依頼したい」と思うのは、やはり数分で対応してくれる人です。
依頼から数日かかってしまうと、クライアントは依頼先が決まっていない宙ぶらりんな仕事を抱えることになってしまいます。
その上、数日後に依頼を断られてしまうとまた依頼先を探さなくてはなりません。
つまり、クライアントに負担がかかってしまいます。
数分でレスポンスがあれば依頼先が早く決まりすし、万が一断られても次にすぐ進めます。
締め切りがある仕事や確実にこなしてほしい仕事は、信頼のある人にしか頼めません。
このように数分と数日では、フリーランスにとって非常に大きな差になるのです。
日頃からレスポンスを早くし、信頼を積み重ねていきましょう。
丁寧な対応をする
クライアントとの信頼関係で成り立っているフリーランスは、丁寧なやりとりも重要です。
仕事が早くても横柄な態度で接すれば、クライアントは依頼を躊躇ってしまいます。
理想的なのは仕事も早くて丁寧な対応をしてくれる方ですね。
次も依頼したいと思ってもらえるような対応を心がけていきましょう。
納期は厳守
納期を守らない人は仕事が減ります。
特に締め切りギリギリになって納品できないケースは、クライアントに多大な迷惑をかけることになります。
決められた日までに納品できない場合は、必ず事前に連絡しましょう。
納期を守ることはクライアントからの信頼に直結します。
「この人は納期までに必ず仕事を終わらせてくれる！」と認識されれば、重要な仕事を任せてもらえます。
逆に納期を守らない人は重要な仕事はもちろん、仕事を頼みたいとすら思われなくなってしまいます。
クライアントとの関係を良好に保つためには迅速なレスポンス・丁寧な対応・納期厳守を意識することが大切です。
納品遅延を許容するクライアントだとしても、納期を守るフリーランスに対する評価は確実に高いです。
仕事相手に嫌われないマナーを身につけよう
今回は基本的なビジネスマナーやテレワークならではの気をつけるべき点をおさらいしました。
社内におけるビジネスマナーは、チームワークを円滑にするためのコミュニケーションの一環でもあります。
社外やフリーランスのビジネスマナーとしては、取引先・クライアントに対して失礼のない対応が求められます。
出社時と共通するものもあれば、テレワークになったからこそ意識すべきビジネスマナーもありますね。
これらの鉄板ビジネスマナーは、仕事だけでなく私生活にも役立つことがたくさんあります。
日頃から礼儀作法を心がけることで、仕事の場でも自然に正しい振る舞いができるのが理想的ですね！
