日々の仕事において、コミュニケーションはかなり重要です。
円滑なコミュニケーションが取れるか、そしてコミュニケーションを大切にできるかどうかが、仕事のやりやすさだけでなくその人自身の評価にまで影響を及ぼします。
またその人自身の努力や経験値によって左右される能力と異なり、小さな心掛けひとつで周囲と大きな差をつけられるスキルだともいえるでしょう。
にも関わらず、残念ながらコミュニケーションを重要視できていないリモートワーカーが多いのが事実。
ぜひこの機会にご自身のコミュニケーションを振り返り、「丁寧なコミュニケーション」がとれているか今一度チェックしてみてください。
基本的なビジネスマナーはリモートワークにおいても必須
リモートワークではチャットツールを使用する方が多いですね。
チャットにおいても、対面時と同じように必要なタイミングで漏れなく挨拶できているでしょうか？
- おはようございます/こんにちは/こんばんは
- お世話になっております/お疲れ様です
- 失礼しました/申し訳ありません
- ありがとうございます
- よろしくお願いします
対面時には自然と出てくるこれらの挨拶が、チャットのコミュニケーションでは意識しなければつい忘れがちに。
言われるまでもないよ！ 挨拶はビジネスマナーの基本だから！ とお考えの方も、ぜひ一度ご自身のチャットを振り返ってみてください。意外と抜けているかもしれませんよ。
2人の部下の差は「丁寧さ」
例えばこんなシーンを想像してみてください。あなたから部下へ、業務進捗の確認連絡を入れたとしましょう。
それに対して2人の部下が、以下のように返信してきました。
部下A
お疲れ様です。
ご連絡いただいた件ですが、現在◯％ほど完了しております。
予定通り●時までに完了する見込みです。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
部下B
そちらの件ですが、◯％ほど完了しました。
どちらも業務進捗に触れていますから、質問に対する回答としては問題ありませんね。
では視点を変えて、「丁寧さ」という側面から見るといかがでしょう。
「部下Aの返信の方が丁寧だ」と感じる人が多いのではないでしょうか。
部下Bの返信は簡潔ですっきりしていて、忙しい業務中にもさっと確認できます。その反面、どこかそっけない印象・冷たい印象を受けますね。
これに対して部下Aの例は、Bに比べて文章がやや長いものの読みやすく、さらにはどこか人間味・温かみが感じられます。
このちょっとした差が、リモートワークに必要な「丁寧さ」だと筆者は考えています。
顔が見えないからこそ必要な「心配り」
リモートワークではWEB会議でもしない限り、相手の表情を読み取ることができません。どんな言葉も全て同じ、モニターに映し出される無機質な言葉の羅列で表現されます。
だからこそ「丁寧なコミュニケーション」のひとつとして、挨拶の重要度が増すのです。
「お疲れ様です」なら6文字、「ありがとうございます」なら10文字です。
たったこれだけの文字数を打ち込む。そのひと手間で、あなたの印象が大きく変わりますよ。
チャットの運用ルールで「必要最低限に」「即レスすべし」と定められている場合や、部下Bのようなメッセージが好まれている場合、ここまでの内容は当てはまりません。
ご自身が置かれた環境に合わせて適切に使い分けることをおすすめします。
あなたの怠慢が相手の時間を奪っているかも？！
上司から業務指示を受けたとしましょう。その内容を読んで理解したあなたは、さっそく作業に取り掛かりました。
このときのあなたは、何か重要なことを忘れてはいないでしょうか？
もし部下が何のリアクションもなしに作業を進めた場合、上司はどう感じるでしょう。
- 業務内容は正しく伝わっただろうか
- 相手はその内容を正しく理解できているのだろうか
- そもそも送信したメッセージは確認してくれたのだろうか
最初の業務指示から時間が経てば経つほど、そして納期がある場合はその納期が迫れば迫るほど、上司の不安は募っていきます。
フリーランスがやりがちな「連絡の怠慢」
それからもうひとつ。特に勤務時間に縛りがないフリーランスを中心に起こりがちなのが、「返答に時間がかかる場合の連絡の怠慢」です。
例えば午前10時に、あなたがクライアントに向けて、何かしら返答が必要な問いかけをしたとしましょう。
あなたならどちらのメッセージに良い印象を持つでしょうか。
ケースA
【1回目の返信・午後3時】
お世話になっております。
ご連絡いただいた件について、明日の正午までに回答させていただきます。
【2回目の返信・翌日正午】
お世話になっております。
回答までにお時間をいただきまして、ありがとうございました。
ご質問いただいた件ですが、●●●です。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
ケースB
【翌日正午】
お世話になっております。
ご質問いただいた件ですが、●●●です。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
最終的な回答を送ったのはどちらも「翌日正午」ですが、ケースAでは「翌日のお昼までに回答が得られる」と事前に把握できますね。
一方でケースBを見てみると、何の連絡もなく24時間以上待たされています。当然、問いかけをした側は不安を感じてしまうでしょう。
目の前にいなくても自分の存在が見えるようにすべし！
出社しているときのメリットは、相手の様子が見えることです。
例えば業務指示を受けた後、資料を見比べながら真剣に考えこんでいる様子が見られたなら、「いま取り組んでいる」ということが言葉にせずとも伝わるでしょう。
もしくは指示を受けた時点で質問をすることも、「〇日までお時間をください」などその場で期日設定することもできますね。
しかしリモートワークにおいては、これらの情報を言葉・文字にしなければ相手に伝わりません。
音沙汰なしに回答が遅れ続けると相手に余計な心配・負担をかけ、それが最終的に相手の貴重な時間を奪うことに繋がってしまうのです。
だからこそリモートワークでは、レスポンスの怠慢を避けなくてはなりません。対面時以上にこまめな報連相を心掛けましょう。
チャットから伝わる人間味を大切に
チャットを使ったコミュニケーションの難しさのひとつに、「相手の感情や温度感が伝わりにくい」というものがあります。
例えば相手の顔を見ながら話す時、人は言葉そのものだけでなく、相手の表情や声のトーン・抑揚など様々な要素から総合的に相手の感情を判断するでしょう。
しかしチャットでは「言葉そのもの」以外に判断材料がありません。
「おはようございます」と送られてきただけで、相手が元気か落ち込んでいるか、怒っているか笑っているか、瞬時に判断できる人はいないでしょう。
だからといって、「チャットでのコミュニケーションは感情抜きで考えるしかない」と結論づける必要はありません。
チャットではメッセージ全体を利用して、相手に感情や温度感を伝えることができます。
| 温かい印象 | 冷たい印象 | |
|---|---|---|
| 文章の最後 | 「＾＾」や「！」など、記号が適度に使われている | どの文末も「。」で締められている |
| 表現方法 | 「～よね」「～よ」などの言い回しが使われている | すべて「です」「ます」口調で書かれている |
あくまでも一例ですが、要点は同じでもちょっとした表現の違いだけで相手に与える印象が大きく異なります。
丁寧なコミュニケーションが信頼関係構築の第一歩
ここまでの内容を「当たり前だ」と感じた人は、きっと日頃からコミュニケーションを大切にできている人です。
もし、リモートワークを始めてから他人との関係構築が難しくなったと感じているなら、ぜひ自分自身の行動を振り返ってみてください。
「丁寧なコミュニケーション」という当たり前と真剣に向き合える人だけが、リモートワークを制することができるのです。
